Le côté administratif…
La mise en place de tels séjours entraînent souvent quelques démarches administratives. Pas de panique, Calvin-Thomas vous accompagne dans ces formalités pas à pas…
VOYAGE
Voyage en groupe, pick-up & billet d’avion
Lors des séjours de groupe, Calvin-Thomas met en place un certain nombre de service permettant de faciliter le côté transport du séjour. Du Pick-Up Jour J au Pick-Up J-1, à l’aide de notre agence de voyage partenaire pour prendre les billets, nous faisons notre maximum pour vous aider à préparer votre départ sans soucis.
LES VOYAGES EN GROUPE
Les voyages avec un départ en groupe (séjours “Australian Summer School”) sont organisés et mise en place par Calvin-Thomas dans les meilleurs conditions. Les participants volent ainsi, et sauf exception, sur des lignes régulières et sont accompagnés jusqu’à la destination finale.
Dans le cadre de ces séjours, les départs s’effectuent de l’aéroport de Charles de Gaulle : le voyage entre la résidence du participant et l’aéroport parisien n’est en revanche pas inclus dans le prix du séjour.
Dans le cadre de certains départs en groupe (ceux voyageant sur la compagnie Air France), Calvin-Thomas peut, avec l’aide de son agence de voyage partenaire, mettre en place le transfert en avion depuis la province, jusqu’à Paris. Le participant n’aurait alors qu’un seul billet de bout en bout, à l’aller comme au retour.
LE SERVICE PICK-UP
(sur demande et en fonction des disponibilités)
LE PICK-UP JOUR J :
Au départ des séjours accompagnés “Australian Summer School”, Calvin-Thomas peut proposer d’accueillir à l’aéroport de Paris-Charles de Gaulle, les participants en provenance de province, arrivant par avion ou TGV, et qui en font la demande.
Dans ce cadre, les jeunes sont alors pris en charge par nos équipes le jour du départ (accueil à l’arrivée et accompagnement jusqu’au point de rendez-vous du groupe). C’est notre partenaire Connectravel qui s’en occupe : ils ont un tee-shirt bleu et le numéro de téléphone du jeune. Quelques jours avant l’arrivée du jeune, le responsable du programme envoie un email aux parents en leur donnant le prénom, nom et numéro de la personne qui viendra les chercher. Le jour J, même s’ils ne se trouvent pas du premier coup, ils peuvent ainsi se contacter et se retrouver.
Ce service est inclus dans le coût du séjour.
PICK-UP JOUR / J-1 :
Pour ces mêmes séjours, un pick-up J-1 peut être organisé la veille du départ de groupe. Il permet de prendre en charge les jeunes lorsque l’arrivée à Paris n’est pas possible le jour du départ, ou n’inclut pas une marge de sécurité suffisante.
Par exemple, si le départ des jeunes se déroule très tôt, les parents peuvent demander l’option J-1 qui permet à notre partenaire Connectravel de récupérer les jeunes la soirée d’avant (arrivée à partir de 18h à Roissy-Charles De Gaulle, gare TGV ou aéroport). L’accompagnateur et les jeunes passent la nuit à l’hôtel (séparés par chambre filles/garçons) à Roissy-Charles De Gaulle et sont ensuite accompagnés par l’accompagnateur au point de rendez-vous le lendemain matin. C’est un service très pratique pour les départs matinaux et les jeunes qui habitent un peu loin.
Ce service, en revanche, est payant.
LE BILLET D’AVION
Dans le cadre des séjours “À la carte”, les transports ne sont pas compris dans le tarifs du séjour. C’est donc au participant de se charger de réserver et de régler son billet d’avion et d’organiser son départ en individuel.
En revanche, les participants sont toujours accueillis à leur arrivée dans le pays d’accueil soit par la famille d’accueil, soit par notre correspondant local.
Avant de réserver définitivement son billet, le participant doit attendre l’aval de Calvin-Thomas (courrier ou e-mail d’acceptation) qui confirme les dates et l’aéroport d’arrivée définis en partenariat avec son correspondant à l’étranger.
L’agence de voyage avec laquelle travaille Calvin-Thomas peut, si un participant le souhaite, lui réserver un billet d’avion.
À SAVOIR :
L’annonce du placement en famille est indépendante de la validation de l’aéroport d’arrivée. Elle intervient plus tard, juste avant le début du séjour.
VOYAGE AVEC ACCOMPAGNEMENT POUR MINEUR
Les participants les plus jeunes peuvent opter pour un voyage en “Unaccompagnied Minor” ou U.M., c’est-à-dire un accompagnement pour mineur auprès de la compagnie aérienne. Il permet un accompagnement complet par le personnel de bord, du départ à l’arrivée.
Ce type d’encadrement engendre un coût supplémentaire auprès de la compagnie aérienne — qui le met en place — et, dans certains cas, auprès de Calvin-Thomas — qui le supervise —.
FORMALITÉS
Passeport
Si le passeport n’est pas valable 6 mois après la date de retour prévue, nous vous invitons à entamer les démarches d’obtention ou de renouvellement dès l’acceptation de votre candidature.
Si le participant n’est pas en possession d’un passeport valide, il doit signaler à Calvin-Thomas que la réémission de son passeport est en cours.
Pensez à vérifier la validité de votre passeport !
COUVERTURE
Les assurances
Dans le cadre des séjours Summer School, nos participants sont automatiquement couverts par une assurance offerte par Calvin-Thomas.
L’ASSURANCE CALVIN-THOMAS OFFERTE
Avec tous nos séjours Summer School, vous avez la garantie d’être assuré pendant toute la durée de votre séjour, par une assurance spécialisée et donc bien adaptée pour ce type de séjour. Nous travaillons avec AVI International, notre partenaire depuis plus de 15 ans.
Cette assurance est complète : elle assure une couverture médicale, chirurgicale, dentaire, assistance, rapatriement, responsabilité civile, protection juridique, perte et détérioration des bagages.
Le résumé des couvertures est annexé aux pièces du dossier d’inscription. Il appartient à chaque participant et à ses parents, après avoir pris connaissance des clauses de ladite assurance, de choisir de souscrire ou non une assurance complémentaire.
Consultez les conditions générales 2021 “Assurance Voyage SP” AVI
OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES
L’option “Retenues financières réduites”
Le candidat a la possibilité de réduire le montant des pénalités financières en cas de désistement de sa part. Cette option proposée par Calvin-Thomas permet de ramener les pénalités de désistement prévues à l’article 17 de la charte Summer (section “engagement financier”) à un montant forfaitaire et unique, et ce uniquement pour une annulation en cas d’hospitalisation le jour du départ ou d’un échec au bac.
Il ne s’agit pas d’une assurance mais d’un choix d’option sur le niveau des pénalités applicables.
Le candidat qui le souhaite, peut souscrire une assurance annulation complète et interruption du séjour sur notre site.
LES MODALITÉS ET CONDITIONS D’ÉLIGIBILITÉ
Si le participant est hospitalisé le jour du départ, Calvin-Thomas remboursera l’intégralité des sommes versées sur le prix du programme choisi moins la retenue forfaitaire de 150€, sur présentation du bulletin d’hospitalisation du participant.
Si le participant échoue aux épreuves du Baccalauréat l’année de son départ, Calvin-Thomas remboursera l’intégralité des sommes versées sur le prix du programme choisi moins la retenue forfaitaire de 150€, sur présentation de l’avis d’échec au Bac.
Cette option ne peut en aucun cas être scindée en deux parties distinctes.
Le coût de cette option s’élève à 95€ et doit être versée au moment de l’acceptation au programme.
Le participant dispose de 14 jours après la signature du bulletin de souscription pour se rétracter.
Téléchargez les conditions générales 2021 “Assurance annulation” AVI
